Wiki Forum Sign up! Explore Home

 
Page d'accueil Aller plus loin FAQ

FIXME Note : the question mark :?: means that the translation needs to be revisited when changes are made in the software's localization. La plus grande partie de cette traduction a été contribuée parwitwag Si vous avez des questions posez les dans le forum.

Certains éléments sont manquants, notamment les captures d'écran, mais en utilisant le logiciel vous verrez que c'est assez simple d'emploi. Attention, il existe plusieurs version de ClockingIT. La version originale que vous trouverez sur clockingit.com a été créée par Erlend. Une autre version, appelée fork, a été créée par Ari, elle n'est pas documentée ici.

Premiers pas avec ClockingIT

Ce premier tutorial vous permettra de :

  • savoir comment ouvrir un compte sur ClockingIT
  • vous familiariser avec l'interface de l'application
  • comprendre les notions de base.

Le second tutorial aborde des points plus spécifiques.

Création d'un compte

Vous pouvez créer un compte sur ClockingIT à partir de cette page.

Si vous avez l'intention d'utiliser ClockingIT avec plusieurs personnes, assurez-vous qu'un seul d'entre vous ouvre un compte, et ajoutez ensuite des utilisateurs depuis la page Utilisateurs une fois connecté – autrement chacun aurait un compte différent et il vous serait impossible de travailler ensemble.

Choisissez soigneusement le sous-domaine de votre compte, afin qu'il soit facile à retenir, car il servira de lien pour vous connecter sur ClockingIT. L'utilisation d'un sous-domaine (du type macompagnie comme dans http://macompagnie.clockingit.com) permet à chaque entreprise de disposer de son propre espace de travail bien séparé, de sorte que vous n'aurez pas de problème pour créer des noms d'utilisateurs à partir de noms très répandus. Cela signifie aussi que vous pouvez utiliser la même adresse email et le même nom d'utilisateur, si d'aventure vous souhaitiez créer des comptes pour plusieurs sociétés.

Interface

Barre de menu principale

La barre de menu principale
Cette barre contient tous les éléments dont vous avez besoin pour naviguer dans ClockingIT.

  • Vue d'ensemble vous permet d'arriver à la page d'accueil
  • En détail sert à afficher les tâches en fonction de filtres que vous choisissez
  • Chronologie indique l'historique des tâches et des éléments, vous pouvez également y appliquer des filtres pour restreindre l'affichage
  • Fichiers sert à accéder au répertoire qui contient les fichiers que vous ou un membre de votre équipe avez envoyé sur le serveur
  • Rapports, comme son nom l'indique, permet d'obtenir un retour sur le nombre d'heures travaillées par projet
  • Calendrier affiche les tâches dans un calendrier, au jour de leur date prévue
  • Wiki est un espace collaboratif simple ou vous pouvez mettre en forme vos idées
  • Forums donne accès à un forum ou chaque utilisateur peut poster des messages par projet
  • Nouvelle tâche est un bouton très utilisé, puisque c'est celui qui permet de créer une tâche
  • Rechercher affiche un champ de saisie dans lequel vous pouvez entrée les données à rechercher
  • utilisateurspermet d'accéder à la fenêtre de gestion des utilisateurs, pour en ajouter, en supprimer ou en modifier
  • Clients donne accès à la fenêtre de gestion des clients, pour en ajouter, en supprimer ou en modifier
  • Préférences vous permet de gérer vos paramètres (langue, format des heures, logo…)
  • Déconnexion vous permet de quitter la session en cours.

Vue d'ensemble

La page **Vue d'ensemble** permet de consulter les principaux éléments de votre travail
C'est sur la page d'Accueil que vous pourrez consulter l'ensemble de vos projets, de vos jalons et des raccourcis. C'est aussi là que vous aurez un bon aperçu de vos tâches les plus importantes et les plus récentes.

La zone Taches prioritaires indique les tâches qui sont les plus urgentes. L'importance d'une tâche est basée sur son degré d'importance, sa priorité et sa date de fin.

La zone Tâches récentes indique les tâches créées le plus récemment.

La zone Projet donne la liste des projets classés par clients. Vous ne pouvez voir que les projets pour lesquels l'administrateur (si ce n'est pas vous) vous à donné accès.

La zone Vue procure des raccourcis pour aller directement à certains groupes de tâches choisis et définis par vous.

La zone Chat est un petit système de chat simple.

La zone Notes permet d'entrer quelques notes.

Vous trouverez également, sous le nom Tâches récentes:?: un historique de l'activité récente survenue sur tous les projets auxquels vous avez accès. Cette historique est limité à 25 entrées (mais l'historique complet reste disponible par ailleurs). La signification des icônes est expliquée au plus bas

Notions fondamentales

Utilisateurs

Pour être certain que les personnes que vous souhaitez retrouver sur ClockingIT arriveront bien sur le compte que vous avez créé, ajoutez-les depuis la page Utilisateurs, en cliquant sur le lien Nouvel Utilisateur. Vous aurez ensuite à remplir le formulaire qui apparaitra. Un message d'invitation contenant le nom d'utilisateur, le mot de passe et l'URL de connexion sera automatiquement envoyé sur l'adresse email que vous aurez spécifiée, et la personne pourra se connecter et se mettre à travailler immédiatement.

Si vous souhaitez que la personne que vous ajoutez puisse elle-même ajouter des utilisateurs ou des clients, assurez-vous d'avoir coché la case Administrateur. Dans le cas contraire il serait incapable de voir ou de modifier la liste des utilisateurs ou des clients.

Clients

Un Client est une entité pour laquelle vous allez créer des projets, qui comprendront à leur tour une série de tâche. Un Client peut être une personne physique ou une entreprise, mais vous pouvez aussi créer un Client appelé Liste Personnelle (c'est un exemple), qui vous servira à gérer vos activités extra-professionnelles. La notion de Client est donc assez large et vous permet d'ordonner facilement vos projets.

La première chose à faire dans ClockingIT est de créer au moins un client. Pour cela, cliquez sur l'onglet Clients à droite de la barre de menus, puis sur le lien Nouveau Client. Entrez le nom du Client et éventuellement les autres données le concernant, puis validez. Vous pouvez ensuite revenir à l'Accueil.

Pour en savoir plus, rendez vous à la page FAQ>Clients.

Projets

Les projets apparaissent dans la fenêtre d'accueil
Un Projet est un ensemble de tâches auquel seules les personnes ayant la permission de lecture ont accès. Pour créer un nouveau projet, cliquez sur le lien Nouveau situé dans le bloc Projet, à droite de la page d'Accueil, entrez un nom de projet et sélectionnez un Client dans le menu déroulant. Vous ne pourrez pas faire grand chose avec ClockingIT si vous n'avez pas au moins un projet. La création d'un projet ou deux est donc une étape à entreprendre au plus tôt.

Une fois que vous aurez créé un projet, ClockingIT affiche une page intitulée Modifier le projet. Utilisez le lien Nouveau Jalon pour créer des étapes d'avancement du projet avec leur échéance. Vous devrez également accorder les autorisations d'accès aux utilisateurs, comme cela est décrit dans la section permissions de ce petit tutorial. Une fois ces étapes achevées, cliquez sur le bouton Modifier pour valider la création du Projet.

Pour éditer des projets qui ont déjà été créés, allez sur la page Accueil et cliquez sur l'icône qui apparaît à côté du nom du projet, lorsque vous le survolez avec votre souris. Si aucune icône n'apparaît, c'est que vous n'êtes pas le créateur du projet, vous n'avez donc peut-être pas les autorisations nécessaires pour le modifier.

Le fait de cliquer sur le nom d'un projet dans la page d'Accueil vous emmènera directement à une vue détaillée de toutes les tâches relatives à ce projet.

Jalons

Dans le monde du développement logiciel, il est fréquent d'avoir à délivrer des fonctions particulières à une date précise. Ces points d'avancement sont appelés en anglais Milestones. On parlera par exemple d'Alpha, Beta, version 0.1, démo, etc.

NdT : Le terme Milestones signifie littéralement “borne kilométrique”, pour le traduire il existe différentes possibilités parmi lesquelles balise, repère, témoin, jalon, taquet, marque, échelon ou même échéance… Nous avons choisi Jalon:?:, qui traduit exactement Milestone même si ce n'est pas un terme extrêmement répandu.

ClockingIT vous permet de créer vos propres jalons, et d'y attacher toutes les tâches qui vous paraissent relatives à ce jalon. Pour créer un jalon, allez sur la page d'Accueil et survolez à la souris le projet concerné. Clicquez sur l'icône Modifier le projet qui apparaît à côté du nom, puis dans la fenêtre d'édition, choisissez Nouveau Jalon. Entrez un nom, une description et une date (si nécessaire), puis terminez en cliquant sur Créer.

Les jalons apparaissent sur la page d'Accueil dans le bloc Projet et sont dotés d'une barre de progression qui vous indique quel est l'état d'avancement par rapport à ce jalon. Si vous cliquez sur le nom du jalon, vous verrez apparaître une page qui affiche toutes les tâches relatives à ce jalon.

A chaque fois que vous éditerez ou créerez une tâche dans un projet auquel le jalon appartient, vous aurez la possibilité de sélectionner ce jalon dans un menu déroulant. La tâche prendra alors comme date de fin la date du jalon, sauf si vous indiquez une date différente. Tout changement dans une date de jalon se répercutera immédiatement sur toutes les tâches qui en font partie.

Pour modifier ou supprimer un jalon, cliquez sur l'icône Editerqui apparaît lorsque vous survolez son nom avec la souris.

Lorsque la barre de progression devient verte (en face du nom du jalon dans la page d'accueil), cela signifie que le jalon est atteint et que toutes les tâches qui le composent ont été classées. Editez alors le jalon, puis cliquez sur le lien jalon atteint pour marquer que le jalon est validé.

Tâches

Les tâches sont les éléments fondamentaux de ClockingIT. Une tâche possède plusieurs champs : un titre (appelé description), des tags, une description et une zone de commentaires. Elle possède en outre des notions d'objectif : le projet dont elle fait partie, le jalon éventuel, la personne à qui cette tâche est affectée, et l'auteur de la requête. S'y ajoutent des qualificatifs : type de tâche, priorité, importance, durée prévue, échéance. Enfin, on peut indiquer les tâches qui doivent être accomplies avant celle-ci, et le nom des personnes à prévenir par email lorsque la tâche se voit modifiée. Vous pouvez également joindre un fichier à une tâche particulière.

Une tâche est toujours accompagnée d'un statut. Lorsque vous créez une tâche, elle prend le statut ouverte. Ensuite, vous pouvez (en modifiant la tâche) la marquer comme En cours, la classer pour indiquer qu'elle est terminée, la marquer comme tâche à ignorer (si elle ne vous est pas utile), comme tâche invalide (si elle ne peut pas être menée à bien), ou comme doublon (si une tâche similaire a déjà été créée). Lorsqu'une tâche est terminée, elle apparait toujours dans l'historique lorsque l'on demande l'affichage de tous les statuts. Pour la faire disparaître, il faut l'archiver (mais la tâche reste conservée, et l'on peut la retrouver).

Clocking IT affiche les tâches différemment en fonction du contexte, mais toujours sous la forme d'un lien (cliquez sur le nom de la tâche pour la modifier), accompagné d'icônes et d'une brève description du projet auquel la tâche appartient.

Dans la fenêtre principale, la page d'accueil, les tâches sont affichées de la manière suivante :

  • D'abord les tâches prioritaires. L'importance d'une tâche est basée sur son degré d'importance, sa priorité et sa date de fin.



  • Ensuite, les tâches récemment créées :



  • Enfin, un petit historique des 25 tâches récemment modifiées, qui indique l'heure et le type de la modification :


Vous constatez que dans chaque cas figure le nom de la tâche (en bleu), le projet dont elle fait partie (en gris), la personne responsable (en noir, entre crochets) et dans certains cas l'échéance (rouge si l'échéance est proche, orange si elle est dépassée). L'historique affiche en outre le dernier commentaire apposé sur la tâche.

Lorsque vous survolez le nom de la tâche avec votre souris, une bulle d'aide apparaît. Elle reprend les mêmes informations et y ajoute le statut de la tâche, la progression et l'intégralité de la description.

Dans chacune des zones que nous venons d'évoquer, des icônes particulières apparaissent devant chaque tâche.

Chaque icône possède une signification particulière :

  • La barre de couleur indique l'importance de la tâche (rouge = important, vert = moyennement important, gris = faiblement important). Ensuite, une case à cocher qui permet d'indiquer que la tâche est terminée. Enfin, une icône de chronomètre qui vous permet de démarrer le suivi de temps pour cette tâche. La tâche apparaît alors, avec le temps écoulé, dans la zone grisée à gauche en haut de votre écran. Cliquez de nouveau sur le chronomètre pour stopper le décompte, ou plus simplement démarrez le déccompte pour une autre tâche.
  • L'icône d'édition de projet ou de jalon indique que la tâche concernée a été modifiée
  • L'icône de chronomètre pour ajouter du temps travaillé indique que cette tâche a fait l'objet d'un ajout de temps
  • L'icône de création de tâche indique que cette tâche a été créée
  • L'icône de validation indique que la tâche concernée a changé d'état : elle a été soit classée, marquée comme invalide, en double ou ignorée
  • L'icône d'annulationmontre qu'une tâche classée a été ouverte de nouveau.
  • L'icône Ajout de commentaire indique qu'un commentaire a été ajouté pour cette tâche.
  • Unordered List Item L'icône de dossier indique que la tâche considérée a été archivée (historique).

Lorsque le nom d'une tâche apparaît en gris, c'est qu'elle dépend d'autres tâches : il faut que celles-ci soient terminées (classées) pour que le nom de la tâche revienne à la couleur par défaut.

Attention, la vue historique affiche parfois des éléments qui ne sont pas des tâches. Ce sont en particulier :

  • Lorsqu'une note a été créée.
  • Lorsqu'une note a été modifiée.
  • Lorsqu'une note a été effacée.

Permissions

ClockingIT délivre les permissions par projet et non pas globalement. Pour chaque projet créé, vous pouvez accorder des droits spécifiques aux différents utilisateurs.

Pour accorder des droits à une personne, cliquez sur l'icône d'édition de projet dans la page d'accueil, ou créez un nouveau projet.

Vous verrez apparaître un cadre intitulé Accéder au projet :?:. Cliquez sur l'icône située dans la colonne Lire, à droite du nom de l'utilisateur concerné pour lui donner un accès. L'icône prend alors cette apparence et le logiciel attribue par défaut les permissions Lire, Commenter, Travailler et Classer. Vous pouvez alors choisir de restreindre ou d'augmenter les droits de l'utilisateur.

Les différents niveaux de permission sont assez évidents.

Pour chacun des points suivants, l'utilisateur peut :

  • Lire : lire les tâches comprises dans le projet, mais pas intervenir. Attention, même si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur peut toujours créer un projet personnel et des tâches, pour lesquelles il gérera ses autorisations comme il le souhaite. Mais si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur ne verra pas le projet correspondant sur sa page d'accueil. S'il tente d'entrer le lien du projet, il arrivera sur une page d'erreur.
  • Commentaires : ajouter des commentaires pour des tâches (uniquement dans le champ réservé à cet usage, les autres apparaissent en grisé).
  • Travailler : ????
  • Classer :?: : marquer des tâches comme terminées en les cochant sur la page d'accueil.
  • Créer : Créer des tâches pour le projet concerné. Rappelons qu'en dehors de ce projet, rien n'empêche un utilisateur de créer ses propres projets.
  • Modifier : Editer et modifier des tâches
  • Affecter :?: Changer l'utilisateur assigné à une tâche
  • Classer par priorité : Classer les tâches par priorité
  • Jalons:?: Modifier les étapes
  • Rapports : Accéder aux rapports
  • Autoriser : autoriser des utilisateurs (fonction d'administrateur !)
  • Tout : autoriser toutes les fonctions (fonction d'administrateur !)

Vous même apparaissez sous l'icône . Vous ne pouvez pas modifier vos propres droits, vous ne pouvez pas non plus diminuer les droits de la personne qui a créé le projet.

Pour en savoir plus

Après ce tour d'horizon, la seconde partie de ce tutorial vous permettra d'approfondir vos connaissances sur ClockingIT. n'hésitez pas à la parcourir !

 
wiki/fr_tutorial.txt · Last modified: 2012/02/10 15:03 by erlends
 
Recent changes RSS feed Creative Commons License Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki